Das Office-Management-Team im Interview: 2 gute Feen in organisatorischer Mission

Nachdem die Corona-Pandemie uns jeden Tag aufs Neue abverlangt Abstand zu halten, wollen wir mit unseren Team-Interviews das Miteinander stärken. Daher sprechen wir heute mit Nina Grünewald und Laura Kölzer über ihre Jobs als Office-Managerinnen bei Seeding Alliance.

Wie lange seid ihr bei Seeding Alliance tätig und was sind die Kernbereiche eurer täglichen Arbeit?

Nina Grünewald: Ich bin seit Oktober 2020 dabei, also etwas mehr als ein Jahr. Angefangen habe ich mit dem Office Management. Letztes Jahr im Mai ist dann noch der Part Finance & Controlling hinzugekommen. Eine Kollegin ist gegangen, daher habe ich angeboten, diesen Bereich zusätzlich zu übernehmen.

Laura Kölzer: Bei der Seeding Alliance zähle ich zu den „alten Hasen“: Seit Dezember 2014 arbeite ich mit kurzen Unterbrechungen für das Unternehmen. Zwischenzeitlich war ich in Elternzeit und habe inzwischen den Status einer studentischen Aushilfe, da ich nebenbei ein Studium begonnen habe. Von Anfang an war mein Bereich das Office Management und das ist er nach wie vor.  

Office-Management ohne Office – inwiefern haben sich eure Tätigkeitsbereiche durch die Pandemie und das Home-Office verändert?

Nina Grünewald: Ich persönlich habe die Zeit, als alle noch komplett im Office waren, nie kennengelernt und kenne somit das vorherige „Normal“ gar nicht. Laura kann dazu sicherlich viel besser etwas sagen. Dennoch fallen nach wie vor viele Tätigkeiten an, die vom Alltag im Büro unabhängig sind.

Laura Kölzer: Das Gravierendste ist, dass Tätigkeiten, die den Büroalltag organisieren oder die dortige Kommunikation anbetreffen, vollkommen weggebrochen sind. Was am auffälligsten für das gesamte Team ist, ist der Wegfall regelmäßiger gemeinschaftlicher Aktivitäten, wie zum Beispiel das Teamfrühstück. Einige Leute – mich eingeschlossen – vermissen das schon ziemlich. Daneben fallen keine Reisen mehr an, die organisiert werden müssten und deutlich weniger Auslagen müssen abgerechnet werden.  

Nina Grünewald: Das hatte zur Folge, dass viele Prozesse komplett angepasst wurden. So zum Beispiel auch der Onboarding-Prozess. Immerhin ist es ein riesiger Unterschied, ob alle Mitarbeiter im Büro vor Ort sind oder man die Zusammenarbeit komplett digital beginnt.

Laura Kölzer: Allerdings sind das nicht grundsätzlich negative Veränderungen, sondern auf diese Weise konnte viel optimiert werden. Vor allem vor dem Hintergrund, dass es bei der Seeding Alliance vor der Pandemie gar kein Homeoffice gab. Spannend war es, diesen Prozess innerhalb kürzester Zeit zu gestalten und sich zu fragen, was für Auswirkungen das unter anderem auf die Team-Kommunikation hat.  

Office-Manager werden gerne als „gute Fee“ eines Unternehmens gesehen. Welche Eigenschaften der jeweils anderen Office-Managerin machen sie zur guten Fee?

Nina Grünewald: Laura ist unsere Ansprechpartnerin für alles. Sie hat sowohl privat als auch beruflich immer einen guten Rat für einen. Außerdem ist Laura eine der Wenigen, die von uns schon Kinder hat, daher hat sie automatisch so eine Art Mama-Rolle inne. Und das, obwohl sie so jung aussieht und niemand ihr wirklich abnimmt, dass sie schon Kinder hat. Hinzu kommt, dass sie ja auch schon so lange bei der Seeding ist und alle Prozesse kennt.

Laura Kölzer: Ich kann das mit der guten Fee genauso an Nina weitergeben. Als Nina gekommen ist, ist eine meiner absoluten Lieblingskolleginnen gegangen. In der Zeit war ich manchmal traurig. Da war es total schön, dass Nina zu uns ins Team gekommen ist. Mit ihrer positiven Art bringt sie frischen Wind ins Office Management, was ich total schön finde.

Was macht für euch die Arbeit bei Seeding Alliance so besonders?

Nina Grünewald: Das junge Team, die abwechslungsreiche Arbeit und auch die gute Kommunikation zum Geschäftsführer. Zudem kann man sich an vielen spannenden Prozessen beteiligen und seinen Input geben. Ich arbeite gerne bei der Seeding Alliance.

Laura Kölzer: Ja, ich auch. In all den Jahren, die ich dabei bin, fand ich es spannend zu sehen, wie sich das Unternehmen entwickelt hat. Als ich angefangen habe, war das alles noch sehr überschaubar. Damals gab es kleine Büroräume in der Kölner Innenstadt, zwischenzeitlich war das Büro in Ehrenfeld und nun gehören wir zu Ströer. Das sind krasse Prozesse, die sich abgespielt haben: Coskun Tuna ist gegangen, dann kam Ingo Kahnt, Murat (Cevahir Ejder) ist die Konstante der Seeding Alliance.

Auch in Bezug auf die individuelle Weiterentwicklung und Familienplanung ist es toll, wie die Seeding Alliance einen unterstützt. Gerade in so unsicheren Zeiten wie der aktuellen Pandemie ist Stabilität ein wichtiges Thema.

Wenn ihr Wünsche für das Unternehmen frei hättet, welche wären das?

Laura Kölzer: Ich habe den Wunsch, dass sich noch ein bisschen was an der Frauenquote tut…

Nina Grünewald: …aber da wird ja schon dran gearbeitet…

Laura Kölzer: …ganz genau. Dieser Prozess ist bereits im Gange. Außerdem wünsche ich mir, dass wir es trotz Pandemie schaffen, im Team wieder mehr zusammen zu sein.

Nina Grünewald: Vielleicht auch mehr Teamevents generell. Wir waren zwar im November alle auf Mallorca, aber seitdem ich für die Seeding Alliance arbeite, war das das erste richtige Teamevent. Es muss nicht immer gleich so groß sein, aber zwischendurch könnte man ja kleinere Sachen machen – und wenn es abends ein gemeinsames Essen ist, selbstverständlich nur wenn alle negativ getestet sind.

Laura Kölzer: Oder so etwas wie das Teamfrühstück. Solche Sachen sind bei der Seeding Alliance besonders schön. Gerade merkt man so richtig, wie sehr einem das fehlt.

Nina Grünewald: Aber es gibt auch viele coole Activity-Sachen für Teams, die sich dann mit einem Workshop verbinden lassen. Zum Beispiel Laser-Tech-Spiele oder Minigolf… so stärkt man langfristig die Teamdynamik und lernt sich noch mal ganz anders kennen.

Laura Kölzer: Das sind tatsächlich Sachen, die es vor der Pandemie gab.

Nina Grünewald: Das wäre auf jeden Fall mein Wunsch, dass das zeitnah alles wieder möglich ist. Außerdem ziehen wir ja bald um und da fände ich es toll, wenn wir ein richtig cooles neues Büro bekämen.

Das Jahr 2022 ist gerade erst wenige Wochen alt: Welche Ziele habt ihr euch für das neue Jahr gesteckt?

Nina Grünewald: Ich schließe im Mai meinen Betriebswirt ab und möchte dann im Herbst mit meinem Master beginnen. Das ist einerseits ein privates Thema, aber auf der anderen Seite lassen sich die Inhalte dann auch im Beruflichen umsetzen. Außerdem würde ich im Sommer gerne meinen Motorradführerschein machen. Das sind die zwei Big Parts, die ich mir vorgenommen habe.

Laura Kölzer: Bei mir ist es so, dass ich mich dazu entschlossen habe 2022 mehr auf mich zukommen zu lassen und gar keine großen Pläne zu schmieden. Ich wäre super zufrieden, wenn alles einigermaßen läuft und Themen wie Kinderbetreuung sicher sind. Außerdem möchte ich das mit meinem Studium und dem Job bei der Seeding Alliance vereinbart bekommen. Ich brauche kein Riesenspektakel, sondern wäre einfach nur froh, wenn sich ein einigermaßen normaler Alltag leben lässt.